Qualche giorno fa è uscita la beta di Office 365. Che cos’è? In sostanza è un insieme di servizi cloud già noti, ossia Exchange, Sharepoint e Lync, e di programmi contenuti nella nota suite di Microsoft. Office 365 nasce con l’intenzione di migliorare il lavoro nelle aziende fornendo la massima integrazione tra cloud e suite d’ufficio, unita alla possibilità di accedere ovunque e in qualunque momento a tutto ciò che ci serve per mandare avanti il nostro business. Incuriosito da questo nuovo servizio, al momento in beta, ho deciso di provarlo. Vediamo quindi come funziona.

Iscrizione

La prima cosa da fare ovviamente è iscriversi alla beta del servizio nell’apposita pagina. Cliccando su Accedi alla versione beta ci viene chiesto se vogliamo la versione per le piccole imprese o per le aziende; le differenze le potete leggere nello screenshot qui sotto.

Io, volendo solamente testare il servizio, ho optato per piccole imprese. Per ora è gratuito, quindi potete testare la versione che preferite. 

A questo punto sarà necessario compilare il form per l’iscrizione e scegliere il dominio relativo alla vostra impresa/azienda (per esempio skimbu..onmicrosoft.com). Una volta verificata la disponibilità del dominio, dovremo scegliere anche il nuovo ID Microsoft Online Services (per esempio skimbu(at)skimbu.onmicrosoft.com) che servirà ad effettuare l’accesso a Office 365. Terminate l’iscrizione potremo finalmente accedere a Office365. Microsoft ci invierà una mail con il servizio scelto e il nostro nuovo ID, che consiglio di conservare.

Operazioni preliminari

A questo punto siamo in Office 365 e da qui possiamo facilmente accedere ad Outlook, alle impostazioni di  Lync (software per la messaggistica instantanea e le audio/videochiamate), ai programmi di Office e al sito web della nostra azienda (che sarà qualcosa tipo NOMEAZIENDA.sharepoint.com) che siamo liberi di modificare a piacimento e da cui potremo accedere per entrare nel nostro Office365.

Per iniziare Microsoft ci invita a configurare il nostro computer in modo da essere compatibile con Office 365, quindi dovremo scaricare e installare Lync e configurare Office per essere pienamente compatibile con Sharepoint.

Lync assomiglia molto a Windows Live Messenger, se non fosse per la dicitura Microsoft Office. Potrebbe essere necessario installare l’Assistente per l’accesso a Microsoft Online Services prima di accedere. Con Lync possiamo avviare riunioni e vedere le attività recenti dei nostri collaboratori. A mio avviso è molto meglio di WLM e molto utile per chi comunica spesso tramite pc negli ambienti di lavoro.

Una volta installato e configurato Lync, avviamo la configurazione di Office. Se il download dei file necessari non fosse disponibile, riprovate in seguito.

A questo punto, essendo l‘amministratore, possiamo passare al relativo pannello e cominciare ad aggiungere utenti. Dalla medesima pagina, potremo ovviamente gestire i documenti, impostare Lync e Outlook e modificare il sitoweb.

Office 365

Ora siamo liberi di goderci il nostro servizio in beta insieme ai nostri collaboratori o dipendenti.

Possiamo usare Outlook Web App (disponibile anche nella versione non vedenti o ipovedenti) per gestire la posta ma anche il calendario, le attività e i contatti. Microsoft mette a nostra disposizione bene 25Gb di spazio per la nostra posta elettronica, oltre ad una vastità di opzioni che non ci faranno certo sentire la mancanza di Outlook in versione desktop. In evidenza, nelle opzioni, anche i collegamenti ad altre attività che potrebbero servire o alle impostazioni al pannello d’amnministrazione, da cui gestire i gruppi di distribuzione, i contatti esterni, i ruoli di amministrazione e via dicendo. Impressionante.

Le Office Web Apps sono quelle a cui Microsoft ci ha già abituati. Veloci, funzionali e integrate con la suite per ufficio più popolare del mondo.

I documenti sono gestibili tramite la sezione Documenti appunto; possiamo aggiungerne di nuovi, modificare i vecchi online o nel programma desktop, modificare la proprietà, inviarli, caricarli, ecc.

Infine abbiamo il sito web che possiamo modificare come meglio ci piace e da cui possiamo accedere per entrare in Office365. In questo caso l’editor non è tra i più avanzati, ma svolge discretamente il suo lavoro considerando che è un dominio Sharepoint.

Risorse e assistenza

In tutto ciò, Microsoft non ti lascia da solo fornendoti risorse per ambientarti meglio in Office 365 a partire da guide molto chiare e anche una buona assistenza, grazie alla Community di Office 365 dove possiamo trovare aiuto, ma da cui possiamo accedere anche al blog o consultare le guide Wiki. Insomma, un servizio completo.

Secondo me, è davvero un ottimo servizio. Consigliatissimo! Voi cosa ne pensate?