Chi di voi mi legge qui su Skimbu ormai avrà capito che mi interesso molto di argomenti quali la crescita personale e il GTD (del quale non ho mancato di parlare in passato) e che ne faccio pilastri per qualsiasi mia attività .
Che sia scrivere un articolo, sviluppare un’applicazione o prepararsi per un esame adoro pianificare concretamente tutte le azioni necessarie al raggiungimento di un obiettivo o al completamento di un progetto.
Oggi intendo parlarvi di OmniFocus, applicazione dell’OmniGroup, che rende la pianificazione facile, veloce e disponibile su ogni dispositivo Apple.
Mi sono letteralmente innamorato di quest’applicazione per diverse ragioni, che cercherò di argomentare in questo articolo.
Un amore non a prima vista
OmniFocus è un’applicazione abbastanza diversa da quelle cui siamo abituati su Mac OS X.
Questa diversità la si riscontra in un design inusuale, concepito più per la funzionalità che per un’immediata bellezza.
Things (altra applicazione recensita in passato) è quella che invece definisco una tipica applicazione per Mac OS X.
Things e OmniFocus sono le due applicazioni migliori del genere, quelle fra le quali si deve scegliere quando si pretende il massimo da un sistema GTD. Confrontiamole.
Avendole usate entrambe, posso dirvi che sono molto diverse: OmniFocus è molto più potente e ricca di funzioni, Things si impara a usarla più velocemente.
Il punto di forza di Things è il design accattivante, ma poco funzionale, un design pensato per essere utilizzato con un mouse, per essere capito immediatamente (lo dimostrano i box che ti indicano come utilizzare ogni area secondo le regole del GTD.)
In OmniFocus è implicito che tu conosca il GTD di David Allen!
I punti di forza di OmniFocus sono la sincronizzazione OTA (Over-the-air), i contesti, le prospettive, il processamento dell’in-box che avviene senza alzare le mani dalla tastiera, le revisioni.
Tuttavia la curva di apprendimento per imparare a usare Omnifocus è molto più ripida: per usare OmniFocus a dovere dobbiamo impiegare più tempo e incamerare più concetti (parlerò dopo di come imparare a usarlo). A mio parere ne vale la pena.
Interfaccia grafica
Come dicevo prima, l’interfaccia grafica di OmniFocus è molto particolare, è un interfaccia facile da usare con il mouse, ma “navigabile†anche da tastiera.
Un’apparente semplicità nasconde una marea di funzioni.
È da notare inoltre che l’UI è assolutamente personalizzabile con dei temi (scaricabili da internet) o dalle impostazioni.
Oltre all’aspetto possiamo decidere con flessibilità cosa deve esserci mostrato e quando, usando le prospettive (ne parleremo più avanti.)
Quello di cui ci si rende conto usando OmniFocus è che quest’applicazione è stata pensata e realizzata da scrittori, pensatori, sviluppatori di software, per essere usata da loro stessi in prima istanza: per questo funziona così bene.
(Questa stessa sensazione l’avrete sicuramente provata se usate servizi come Instapaper o applicazioni come Instacast.)
FunzionalitÃ
OmniFocus è una delle applicazioni più ricche che io possieda, seconda solo ai software della suite Adobe.
Non c’è limite alla personalizzazione, non sei tu a doverti adattare ad OmniFocus ma lui a modellarsi secondo le tue necessità .
Esaminiamo insieme le funzioni principali, nella loro configurazione standard.
Entrata e processamento
Il luogo dove andrà a finire tutto ciò che ci capita sotto mano durante la giornata è proprio questo, il pannello “Entrataâ€. È il posto dove vanno a finire tutti gli elementi che ancora non sono stati processati.
Diciamo che un elemento è stato processato quando questo è stato inserito in un contesto o in un progetto. Contesti e progetti sono i cardini di OmniFocus: i primi sono luoghi fisici o situazioni nelle quali saremo nelle condizioni di compiere una determinata azione, i secondi si spiegano da sé, sono raggruppamenti di azioni che appartengono a un medesimo progetto.
La giornata tipo prevede il processamento degli elementi in “Entrata†alla mattina e alla sera, durante il giorno semplicemente inseriamo tutto quello che riteniamo rilevante.
Per inserire velocemente dei task in “Entrata†torna molto utile il pannello di inserimento rapido che può essere richiamato da qualsiasi altra applicazione con una semplice scorciatoia da tastiera (quella di default è Ctrl + Alt + Spazio).
I progetti
I progetti possono essere creati in maniera molto semplice, trascinando semplici azioni nella barra laterale sinistra (questo le “promuove di grado†da semplici azioni a progetti). Per organizzarli ci basta creare delle cartelle.
Questa funzione torna molto utile a chi si trova a lavorare in contesti nei quali si opera contemporaneamente su più progetti e c’è il rischio di perdersi di casa, tuttavia per le poche attività che mi trovo a svolgere (a livello amatoriale, blogging e sviluppo sOmniFocustware) i progetti sono la cosa che mi torna meno utile.
Il discorso è diverso per i contesti.
I contesti
I contesti sono il secondo metodo che abbiamo per catalogare gli elementi in “Entrata†e consistono in luoghi specifici nei quali possiamo svolgere determinate azioni.
Esempi di contesti potrebbero essere:
- Mac
- Ufficio
- Casa.
La potenza dei contesti sta nel fatto che, una volta catalogate le azioni, possiamo concentrarci unicamente su quelle che possiamo svolgere nel luogo fisico in cui ci troviamo.
Le prospettive
Per chi di voi pensi che Progetti e Contesti non bastino esistono le prospettive che sono uno strumento potentissimo che ci permette di decidere esattamente cosa vogliamo vedere.
Volendo fare un esempio io ne ho creata una (chiamata “Oggiâ€) nella quale vengono mostrati tutti gli elementi con scadenza nel giorno in corso e tutti quelli “flaggati†(letteralmente: segnati con una bandierina).
Possiamo assegnare icone personalizzate ad ogni prospettiva.
La sincronizzazione Over-the-air
Ci sono varie opzioni per sincronizzare tutti i dispositivi nei quali abbiamo le rispettive versioni di OmniFocus (Mac, iPhone, iPad):
- Collegare i dispositivi sullo stesso network wifi (esattamente come fa Things), non molto utile a mio parere.
- Usare MobileMe o un server WebDav.
- Usare il servizio gratuito Omni Sync.
L’ultima opzione è quella che uso io: veloce, efficiente e gratuita.
Questa è stata una delle funzioni che mi ha portato ad abbandonare Things e ad iniziare a usare OmniFocus.
Ogni cambiamento che facciamo viene registrato e dopo 5 minuti viene sincronizzato. Anche se non facciamo cambiamenti ogni ora avviene una sincronizzazione.
La cosa da segnalare è che vengono sincronizzate solo le modifiche, questo fa in modo che le sincronizzazioni siano molto veloci.
I fratelli minori di OmniFocus
Omnifocus possiede anche una versione per iPhone e iPad (due app separate), che hanno un prezzo non indifferente.
Quello che ho da segnalarvi a riguardo è che le due controparti sono complete tanto quanto la versione per Mac, che ho qui recensito. C’è chi addirittura afferma che la versione per iPad di OmniFocus sia la migliore in assoluto in circolazione. Io devo ancora verificare visto che possiedo unicamente le versioni per Mac e iPhone e, già queste, sono state un bell’investimento.
Imparare a usare OmniFocus
Ci sono fondamentalmente due modi:
- Se volete avere un’idea generale, che vi basti a usare il software nelle sue funzioni basilari, eccovi serviti con i video introduttivi dell’OmniGroup.
- Se volete diventare dei Ninja di OmniFocus guardate questa serie di video, molto approfonditi, divisa in tre parti(1, 2, 3).
Considerazioni finali
Non possono mancare delle considerazioni finali su questo gran pezzo di software che mi trovo a utilizzare su base quotidiana.
Quello che mi aspetto la maggior parte di voi pensi, come ho avuto modo di riscontrare qualche giorno fa su Twitter, è che la spesa sia eccessiva e il gioco non valga la candela. Spendere oltre 100€ in software (specialmente su piattaforma iOS dove siamo abituati a app da 79 cent.) sembra una cosa folle.
Quello che vi posso assicurare è che vi troverete a usare qualcosa dal valore pari a quello che avete speso: OmniFocus è semplicemente la migliore applicazione del suo genere.
Loading ...
Alberto Ziveri
Francesco di Lorenzo
Pasquale Fusco
Light
Stefano Campagna