InSync, non ‘N Sync come la boy band di Justin Timberlake, è un servizio che ho scoperto recentemente grazie a Marques Brownlee, lo youtuber che ho intervistato recentemente, e che offre un grande servizio: sincronizza automaticamente i vostri documenti con Google Docs.

La teoria

L’idea di base è alquanto semplice. InSync permette di creare una cartella sul Pc o sul Mac che andrà a sincronizzarsi con il nostro account Google. In questo modo i nostri file saranno sempre e perennemente con noi e in continuo aggiornamento.

Facciamo un esempio pratico. Io, Pako e Frank abbiamo un documento condiviso che è la scaletta del nostro podcast, che ognuno di noi modifica durante le due settimane di pausa tra una registrazione e l’altra per proporre gli argomenti della puntata successiva. Con Insync attivo sul pc, ogni modifica online mi viene notificata, il documento viene aggiornato subito anche sul mio pc e volendo io posso modificarlo con Word offline e lasciare che si sincronizzi in seguito.

Possiamo anche supporre che abbiate un lavoro da fare in collaborazione con altri, ma siete sul treno e senza connessione (cosa che a me capita spesso). Lo iniziate o continuate su Word, salvate e appena la connessione è disponibile il vostro lavoro viene inviato a tutti gli altri in tempo zero e sincronizzato su GDocs.

Senza contare la comodità delle notifiche relative alle modifiche che altri effettuano ai documenti condivisi, che è il motivo principale per cui ho cominciato ad apprezzare InSync in questi giorni. Un altro esempio tratto dalla mia vita quotidiana: sto preparando un esame che prevede una marea di slide che condivido con i miei compagni di università perché così ognuno aggiunge i suoi appunti. Insync mi dice in diretta quando qualcuno di loro ha aggiunto nuove note così non mi perdo nessuna nuova informazione e il mio studio è più completo.

La pratica

Dopo tutti questi esempi vediamo come funziona, anche se è semplice ed intuitivo.

Andiamo sul sito web e scarichiamo il client per il Pc o per il Mac (a breve arriverà anche quello per Linux); installiamo il programma e al termine della procedura verremo indirizzati alla pagina che ci chiederà di effettuare l’accesso con il nostro account Google e di autorizzare Insync.

A questo punto abbiamo finito. Semplice vero?

Andando sul sito troveremo i nostri documenti di Google Docs, mentre sul computer avremo una cartella che li contiene e in cui salvare nuovi documenti da sincronizzare con il servizio della società di Mountain View. Non ci sono limiti di spazio relativi a Insync, ma solo quelli di Google Docs, per cui di default avrete il vostro gigabyte di spazio che potrete aumentare acquistando spazio d’archiviazione aggiuntivo. 

Se avete Windows, noterete che nella barra delle notifiche c’è l’icona del software che ci permette di accedere alle varie impostazioni: dalla sincronizzazione ai messaggi di errore, dalle informazioni riguardanti lo spazio occupato ai settaggi per la connessione.

Perché usarlo?

Se non siete grandi utilizzatori di Google Documents allora questo servizio non fa per voi. Non è indispensabile e non vi regala niente di particolarmente utile.

Al contrario, se lavorate o studiate grazie anche a GDocs allora dovreste prenderlo seriamente in considerazione perchè vi semplifica la vita. Per i file condivisi poi è una manna dal cielo grazie alle notifiche in tempo reale. 

E voi lo conoscete o lo usate?