Ognuno di noi adotta più o meno metodi utili ad aumentare la propria produttività. Ultimamente io ad esempio, avendo due Mac (un MB Air e un iMac) mi sono abituato a tenere il MacBook di fianco con applicazioni sempre utili come Omnifocus, Skype, il calendario e le mail, in modo che quando devo controllare qualcosa o fare un operazione con queste app non devo cercare l’app tra le decine di app aperte nell’iMac, che invece uso per lavorare con app come Photoshop o Dreamweaver. L’ultimo trucco che ho adottato per avere un computer più pulito, aumentare la produttività ed anche rimuovere piccole scomodità inutili è stata quella di usare intelligentemente due diversi indirizzi mail... Scopriamo come.

L’idea

Tutti noi abbiamo più indirizzi mail, io addirittura, per effettuare i vari test con il server mail di Skimbu, ne ho 5 in totale. Ultimamente però sto sfruttando appieno almeno 3-4 mail, perché? Come immagino anche molti di voi, ogni giorno ricevo mail di ogni tipo:

• Spam (si, purtroppo, e persino spam che passano e che non hanno nemmeno un link o un allegato)
• Richieste di aiuto o proposte di lavoro per progetti vari (riguardanti i miei ambiti: programmazione, grafica, video editing…)
• Mail automatiche notifiche dai più svariati servizi: Basecamp, YouTube, Flickr
• Newsletter al quale sono abbonato (poche)
• Segnalazioni e richieste riguardanti il blog, spesso in inglese (Skimbu)
• Conversazioni classiche per scuola, lavoro, amicizia
• Altri tipi di mail

E credo che anche voi riceviate, più o meno, questi tipi di mail. Sono solo due però i tipi di mail veramente importanti: le conversazioni (penultimo punto) e le proposte di lavoro (secondo punto). Importanti per tanti motivi, perché ci fanno guadagnare, perché vogliamo tenerle con noi anche nel tempo… Con tutte queste mail però si verificano dei problemi:

• Anche con il client Mail che possiede la ricerca più avanzata del mondo, sarà sempre un casino cercare una precisa mail
• La nostra casella di posta si accumulerà di mail che non servono dopo giorni/mesi/anni
• Per eliminare le mail che non servono più dovremo perdere sempre del tempo
• Creare regole nel nostro client mail che risolvano i problemi qui sopra genererebbe altri problemi e non sarebbero convenienti in quanto dovremo creare le stesse regole nei vari dispositivi e computer che possediamo
• Altri problemi che non so qui a dire

Tutte queste sono scomodità che col tempo diventano molto noiose. Per fortuna c’è una soluzione, che sto sperimentano e che pare stia funzionando: sfruttare tutti i miei account mail. Quindi:

• Un’email, che ho chiamato ping.alby (at) skimbu (dot) it, la imposto in tutti quei servizi che inviano notifiche o mail automatiche che comunque devo leggere. Ad esempio mail di Basecamp, il servizio che usiamo noi autori di Skimbu per organizzarci, oppure notifiche di Facebook, Flickr,YouTube… La uso anche come mail di test quando mi registro a servizi che non conosco per evitare che mail più importanti vengano registrate in viziose newsletter.
• Un altro account mail che preferisco non rivelare funge da mio contatto personale di Skimbu. In quell’email ricevo emails solo da persone umane, a cui devo rispondere. Quindi io so che in questo account riceverò sempre mail a cui dovrò rispondere. Le mail che ricevo su questo account sono di vario tipo, ma principalmente riguardano Skimbu.
• Un altro account mail lo uso esclusivamente per lavori grafici, ed è anche lo stesso mail che uso per PayPal. È un email strettamente personale, che non si trova sul server di Skimbu in quando devo essere sicuro di essere sempre “ricevibile”. Questa mail la uso anche per scopi personali, quindi per ricevere mail da amici ecc.

Per essere più sintetico, uso tre mail rispettivamente per:

• Ricezione di notifiche e mail automatiche
• Lavoro
• Motivi personali

Le mail che quindi uso attivamente sono dunque tre. In questo modo ho risolto quasi tutti i problemi sopra citati, nella casella di ricezione di mail automatiche sarò sicuro di trovare mail poco importanti che potrò cestinare tranquillamente, nella mail di lavoro troverò sempre mail importanti da conservare per rilevanza lavorativa mentre nella mail per motivi personali troverò sempre mail da conservare per rilevanza personale/storica.

Conclusioni

Il mio consiglio è dunque di prenderti la briga, prima o poi, di crearti anche te più indirizzi mail, possibilmente su diversi server/servizi, in modo anche da esser sempre raggiungibile. Ricorda di suddividere bene per utilità le tue mail e di cercare di essere sempre chiaro quando comunichi il tuo indirizzo mail ad una persona. Ci stiamo avviando ad un modo sempre più digitale e scommetto che tra una decina d’anni saremo tutti abituati a gestire diversi indirizzi mail.